Satınalma İşlemleri
Projeniz kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce, 2022 ve sonrası projeler için ÜBYS modülünden ilgili projenizi seçerek satın alma talebi oluşturmanız gerekmektedir. 2021 ve öncesi projeler için bap@kastamonu.edu.tr elektronik posta adresimize; internet sayfamızda formlar bölümünde yer alan mal alım istek formunu veya hizmet alım istek formunu doldurarak göndermeniz gerekmektedir. Alım yapılacak malzemeler veya hizmetler, projenizde yer alan alım listesiyle birebir aynı olmalıdır. Ayrıca göndereceğiniz elektronik postanızda piyasa fiyat araştırmasında görev alacak olan 2 kişinin isminin de yer alması gerekmektedir. Mal alım istek formunda yer alan malzemeler içerisinde teknik türde olanların yanlarına malzemenin türünün de yazılması gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpünün yanına laboratuar malzemesi, buharlı yemek kazanının yanına diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları gibi...
Göndereceğiniz bu bilgilere istinaden elektronik posta adresinize Koordinatörlüğümüz tarafından onay belgesi gönderilecektir. Tarafınıza gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak koordinatörlüğümüze elden teslim edilmelidir. Buna istanaden evrakın imza süreçleri tamamlanıp sisteme girişi yapılacaktır.
Bu işlemlerin ardından Koordinatörlüğümüz tarafından "alıma başlayabilirsiniz" şeklinde bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu mail tarafınıza gönderildikten sonra firmalardan proforma fatura alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi birimimizce işleme alınmadan kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir. Alım gerçekleştikten sonra firmaya ödeme yapılabilmesi için tarafımıza ulaştırmanız gereken belgeler:
Not: Lütfen evrakları aşağıdaki sıraya göre dizerek teslim ediniz.
1) Onay belgesi (1 nüsha olarak düzenlenmeli. Piyasa Fiyat Araştırmasında yer alan iki kişi isimlerinin karşısını imzalamalıdırlar).
2) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (1 Nüsha KDV Hariç Tutarlar yazılmalıdır)
3) En az 3 ayrı firmadan alınan proforma/teklif mektubu.
4) Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura (Fatura Bilgileri: Kastamonu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No:5270444266, proje numarası faturanın alt kısmında müsait bir yere yazılmalıdır).
Fatura'da firmanın imza kaşesi yoksa proje yürütücüsü uygun bir yere ismini yazarak imzasını atmalıdır.
5) 5.000-TL'nin üzerindeki alımlarda Kastamonu Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne ya da ilgili makama hitaben alınacak olan güncel "Vergi Borcu Yoktur" Belgesi.
6) Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (Mal alımı için ve Hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulmalıdır. Fatura ile aynı gün düzenlenmelidir ve ıslak imzalı olmalıdır)
7) Satın alınan demirbaş ve sarf malzemelerin Fakültenizin / Yüksek Okulunuzun taşınır kaydına girmesi gerekmektedir. Bu işlemi çalıştığınız birimdeki taşınır kayıt kontrol yetkilisi yapacaktır. (2 nüsha Taşınır İşlem fişi). Taşınır İşlem Fişindeki teslim alan ve teslim eden kısımları doldurulup imzalanmalıdır. Ayrıca ilgili taşınır görevlisinden alıncak tüketim çıkış ve devir giriş-çıkış belgeleri de ödeme evraklarına eklenmelidir.