1. Dilekçe örneği için tıklayınız.
2. Bordro örneği için tıklayınız.
3. Zaman Çizelgesi örneği için tıklayınız. (Zaman çizelgesi ödeme yapılacak yürütücü ve araştırmacılar için ayrı ayrı oluşturulacak. Zaman çizelgeleri Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanarak Araştırmacı, Yürütücü ve Rektör tarafından imzalanacak.)

1. Örnek Dilekçe için tıklayınız.(ÜBYS üzerinden gönderilecek.)
2. Pay Aktarım Bilgileri Tablosu

1. Proje yürütücüsü kendi turna hesabından sisteme giriş yapıp (https://turna.ua.gov.tr/turna/index.jsp) Üniversitenin projeleri kısmında kendi projesini bulup sağ tıklayarak  sözleşme ve kurum ismini soran ekranı açıp  bu ekranda ilgili ortağı seçip KDV formu dolduracak. Formu doldurduktan sonra gönder tuşuna basarak formu e-imzaya gönderecektir.
2. E-imza süreci tamamlandıktan sonra KDV İstisna Setifikası alınması için  Proje Yürütücüsünün imzalı KDV Bilgi Formunu ve Hibe Sözleşmesini  üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermesi gerekmektedir.
3.  24 Nisan 2023 – Sayı : 32170 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "TÜRKİYE - AVRUPA BİRLİĞİ KATILIM ÖNCESİ YARDIM ARACI (IPA III) MALİ ÇERÇEVE ORTAKLIK ANLAŞMASI GENEL TEBLİĞİ (SIRA NO:1) " tebliğe istinaden 15.000,00 TL altında yapılan alımlarda tedarikçi ile tedarik sözleşmesi yapılması aranmaksınız tedarikçiye "Gelir Vergisi İstisna Sertifikası" ibrazı ve onaylı örneğinin verilmesi sureti ile KDV muafiyeti uygulanacaktır.

1. Örnek üst yazı için tıklayınız.
2. .Örnek Bilgi Formu için tıklayınız.

Satın Alma Süreci İş Akışı

Projeniz kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce bapdkp@kastamonu.edu.tr  elektronik posta adresimize; satın alma işleminin mahiyetine göre mal alım istek formunu veya hizmet alım istek formunu doldurarak göndermeniz gerekmektedir.

Alım yapılacak malzemeler veya hizmetler, projenizde yer alan alım listesiyle birebir aynı olmalıdır. 

Mal alım istek formunda yer alan malzemeler içerisinde teknik türde olanların yanlarına malzemenin türünün de yazılması gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpünün yanına labaratuar malzemesi, buharlı yemek kazanının yanına diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları vb.

 Göndereceğiniz bu bilgilere istinaden elektronik posta adresinize Koordinatörlüğümüz tarafından onay belgesi gönderilecektir. Tarafınıza gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak koordinatörlüğümüze elden teslim edilmelidir. Buna istanaden evrakın imza süreçleri tamamlanıp sisteme girişi yapılacaktır.

 Bu işlemlerin ardından Koordinatörlüğümüz tarafından "alıma başlayabilirsiniz" şeklinde bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu mail tarafınıza gönderildikten sonra firmalardan proforma fatura ya da teklif mektubu alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi birimimizce işleme alınmadan kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir.


Alım gerçekleştikten sonra firmaya ödeme yapılabilmesi için tarafımıza teslim edilmesi gereken belgeler:

 Not: Lütfen evrakları aşağıdaki sıraya göre dizerek ve zımbalamadan teslim ediniz.

 1. Onay belgesi (1 nüsha olarak düzenlenmeli.)

 2. Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı (1 nüsha,  KDV Hariç Tutarlar yazılmalıdır)

 3. En az 3 ayrı firmadan alınan proforma fatura ya da teklif mektubu, (Her firma için 1 Nüsha düzenlenmesli.)

 4. Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura (1Nüsha düzenlenmeli.)

                  -Fatura Bilgileri: Kastamonu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No:5270444266, proje numarası faturaya  yazılmalıdır.

                  -Fatura  proje yürütücüsü tarafından uygun bir yere isim yazarak imzalanmalıdır.

                  -Fatura TL cinsinden kesilmelidir.
                 
                   -Ödeme yapılacak firmanın EURO hesabının bulunması gerekmektedir.)

                  -8.000,00 TL üzerinde alımlarda KDV İstisnasından faydalanmak için Tedarik Sözleşmesi yapılmalıdır.

 5. 5.000-TL'nin üzerindeki alımlarda Kastamonu Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğüne hitaben alınacak olan güncel "Vergi Borcu Yoktur" Belgesi.

 6. Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (1 nüsha olarak, mal alımı için ve Hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulmalıdır. Fatura ile aynı gün düzenlenmelidir ve KDV hariç tutar yazılmalıdır. Proje Yürütücüsü Komisyon Başkanı ve Piyasa Fiyat Araştırma görevlileri dışında 2 kişi üye olarak komisyonda yer alacak.)

• Mal Aliım İstek Formu için tıklayınız.
• Hizmet Alım İstek Formu için tıklayınız.
  
• Birim Fiyat Teklif Cetveli için tıklayınız.
• Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı için tıklayınız.
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı için tıklayınız.
• Tedarik Sözleşmesi için tıklayınız. (8.000,00TL üzerinde mal ve hizmet alımlarında kullanılacaktır.)

• Projeniz kapsamında mal veya hizmet alımı yapmadan önce bapdkp@kastamonu.edu.tr  elektronik posta adresimize; satın alma işleminin mahiyetine göre mal alım istek formunu veya hizmet alım istek formunu doldurarak göndermeniz gerekmektedir.
• Alım yapılacak malzemeler veya hizmetler, projenizde yer alan alım listesiyle birebir aynı olmalıdır. 
• Mal alım istek formunda yer alan malzemeler içerisinde teknik türde olanların yanlarına malzemenin türünün de yazılması gerekmektedir. Örneğin bir deney tüpünün yanına labaratuar malzemesi, buharlı yemek kazanının yanına diğer dayanıklı mal ve malzeme alımları vb.
  
  Göndereceğiniz bu bilgilere istinaden elektronik posta adresinize Koordinatörlüğümüz tarafından onay belgesi gönderilecektir. Tarafınıza gönderilen onay belgesi üzerindeki imzalar tamamlanarak koordinatörlüğümüze elden teslim edilmelidir. Buna istanaden evrakın imza süreçleri tamamlanıp sisteme girişi yapılacaktır.
• Bu işlemlerin ardından Koordinatörlüğümüz tarafından "alıma başlayabilirsiniz" şeklinde bir bilgilendirme maili gönderilecektir. Bu mail tarafınıza gönderildikten sonra firmalardan proforma fatura ya da teklif mektubu alınarak alım süreci başlatılabilecektir. Onay belgesi birimimizce işleme alınmadan kesilen faturaların ödemesinin yapılması mümkün değildir.
  
  

Alım gerçekleştikten sonra firmaya ödeme yapılabilmesi için tarafımıza teslim edilmesi gereken belgeler:

 Not: Lütfen evrakları aşağıdaki sıraya göre dizerek ve zımbalamadan teslim ediniz.

1) Onay belgesi (1 nüsha olarak düzenlenmeli.)

 2) Alım yapılacak Kamu Kurumundan  alınan proforma fatura ya da teklif mektubu,

 3) Satın almanın yapıldığı firmadan alınan fatura (Fatura Bilgileri: Kastamonu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Vergi No:5270444266, proje numarası   faturanın alt kısmında müsait bir yere yazılmalıdır. Fatura  proje yürütücüsü tarafından uygun bir yere isim yazarak imzalanmalıdır.)

 4) Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı (1 nüsha olarak, mal alımı için ve Hizmet alımı için ayrı formatlardaki belge doldurulmalıdır. Fatura ile aynı gün düzenlenmelidir ve KDV hariç tutar yazılmalıdır. Proje Yürütücüsü Komisyon Başkanı ve Piyasa Fiyat Araştırma görevlileri dışında 2 kişi üye olarak komisyonda yer alacak.)

 5) Satın alınan demirbaş ve sarf malzemelerin Fakültenizin / Yüksek Okulunuzun taşınır kaydına girmesi gerekmektedir. Bu işlemi çalıştığınız birimdeki taşınır kayıt yetkilisi yapacaktır. Hizmet Alımlarında Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez..(2 nüsha Taşınır Giriş Fişi). Taşınır İşlem Fişindeki teslim alan ve teslim eden kısımları doldurulup imzalanmalıdır. Ayrıca ilgili taşınır görevlisinden alıncak tüketim çıkış ve devir giriş-çıkış belgeleri de (2nüsha)  ödeme evraklarına eklenmelidir.

1. Gündelikler varsa proje sözleşmesinde belirtilen hükümlere göre ödenir
2. Proje sözleşmesinde herhangi bir hüküm bulunmaması halinde, yurtiçi seyahatler için 10/2/1954 tarih ve 6245 sayılı Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan gündeliğin iki katı ödenir.
3. Proje sözleşmesinde herhangi bir hüküm bulunmaması halinde, Yurt dışı seyahatler için ise Harcırah Kanunu hükümleri uygulanır.
4. Konaklama ücretleri belgelendirilmek şartıyla Harcırah Kanununun 33 üncü maddesinin (a) fıkrasına göre müstahak olunan tutarın dört katı, belge tutarını geçmemek şartıyla ayrıca ödenir.

Yurtdışı kongre için;

1. Yolluk Talebi Örnek Dilekçe için tıklayınız.
2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi için tıklayınız.
3. Katılım Belgesi (fotokopisi katılımcı tarafından imzalanacak.)
4. Katılım Ücret Belgesi (İlgili bütçe kaleminde ödenek bulunmadığı takdirde katılım ücreti  ödemesi yapılmaz. Ödeme evrağı yabancı dilde ise türkçe çevirisi yapılıp, katılımcı tarafından "tarafımca çevrilmiştir" ibaresi yazılıp imzalanacaktır.)
5. Uçak Bileti (e-fatura  veya e-bilet)
6. Boardin Pass (biniş kartı)
7. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
8. Kurum dışı personel için yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin örnek yazı için tıklayınız.
9. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte).
10. Rektörlük Oluru (Bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte).
    
    

Yurtiçi kongre için;

1. Yolluk Talebi Örnek Dilekçe için tıklayınız.
2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi tıklayınız.
3. Katılım Belgesi (fotokopisi katılımcı tarafından imzalanacak.)
4. Katılım Ücret Belgesi (İlgili bütçe kaleminde ödenek bulunmadığı takdirde katılım ücreti  ödemesi yapılmaz. Ödeme evrağı yabacı dilde ise türkçe çevirisi yapılıp, katılımcı tarafından "tarafımca çevrilmiştir" ibaresi yazılıp imzalanacaktır.)
5. Kurum dışı personel için yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin örnek yazı  için tıklayınız.
6. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte).
7. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)

Alan-Saha Araştırması (yurtiçi) vb. için;

1. Yolluk Talebi Örnek Dilekçe için tıklayınız.
2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi tıklayınız.
3. Kurum dışı personel için yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin örnek yazı için tıklayınız.
4. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte)
5. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)
   

Alan-Saha Araştırması (yurtdışı) vb. için;

1. Yolluk Talebi Örnek Dilekçe için tıklayınız.
2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi tıklayınız.
3. Uçak Bileti (e-fatura  veya e-bilet)
4. Boardin Pass (biniş kartı)
5. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
6. Kurum dışı personel için yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin örnek yazı için tıklayınız.
7. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte).
8. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)
   

Formlar

1. Yolluk Talebi Örnek Dilekçe için tıklayınız. (Seyahat bitiminde ÜBYS üzerinden Birimimize gönderilecektir.)
2. Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi tıklayınız. 
3. Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi İçin Tıklayınız.
4. Kurum dışı personel için yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin örnek yazı için tıklayınız.
5. E-Bilet örneği için tıklayınız. (Uçak)

• Proje kapsamında verilecek avanslar ve yapılacak ödemeler, proje yürütücüsünün karar veya talimatı çerçevesinde sınırlamaya tabi olmaksızın yapılır.

• Mal veya hizmet alımı için verilecek avanslar, proje mutemedine verilir. Mutemet görevlendirilmesine ilişkin yazıda, mal veya hizmetin ne kadar süre içinde alınacağı ve avansın hangisüre içinde mahsup edileceği belirtilir.

• Proje yürütücüsü, yukarıda yeralan kuralla rçerçevesinde kendisi de avans kullanabilir. 

• Avanslar en geç bir ay içinde kapatılmalıdır.

1.  Ön Ödeme Talep Formu için tıklayınız.
2. Mahsup Kesin Hesap Formu İçin tıklayınız.
3. Geçici Görev Yolluğu Formu için tıklayınız.
4. Harcama Pusulası için tıklayınız.
5. Yolluk Avansı Talebi Dilekçe Örneği için tıklayınız.
6. Kurum dışı personel için Yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin yazı örneği için tıklayınız.
7. İş Avansı Dilekçe Örneği için tıklayınız.
8. Mutemet Görevlendirme Yazısı örneği için tıklayınız.

• Hesap Açma Dilekçesi
• Kullanıcı Yetkilendirme Formu 
• Hizmet Alım İstek Formu
• Mal Alım İstek Formu
• Birim Fiyat Teklif Cetveli
• Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
• Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı 
• Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
• Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
• Ön Ödeme Talep Formu
• Mahsup Kesin Hesap Formu
• Harcama Pusulası
• Yolluk Avansı Talebi Dilekçesi
• Kurum dışı personel için Yürütücü tarafından görevlendirildiğine ilişkin yazı
• İş Avansı Dilekçe Örneği
• Mutemet Görevlendirme Yazısı
• Yolluk Talebi Örnek Dilekçe
• Tedarik Sözleşmesi
• Ortaklara Pay Aktarım Tablosu

• KAMU MALÎ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU
  
• KAMU İHALE KANUNU
• HARCIRAH KANUNU
• ÖN ÖDEME USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK
• AVRUPA BİRLİĞİ VE ULUSLARARASI KURULUŞLARIN KAYNAKLARINDAN KAMU
  İDARELERİNE PROJE KARŞILIĞI AKTARILAN HİBE TUTARLARININ
  HARCANMASI VE MUHASEBELEŞTİRİLMESİNE İLİŞKİN YÖNETMELİK
• Yurtdışı Gündelik Tutarlarına İlişkin Cumhurbaşkanı Kararı